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Terminmanagement

 Derzeit können drei Kategorien von Terminen über das Portal bereitgestellt werden.

• Belastungsübungen
• Ausbildungen
• Mobile Brandübungsanlage

Belastungsübungen sind Termine mit festem Datum und fester Start- und Endzeit. Es muss hinterlegt werden wie viele Plätze pro Termin zur Verfügung stehen, wie viele Plätze eine Organisation pro Termin besetzen kann, ob freie Plätze X Tage vor Veranstaltungsbeginn über das normale Kontingent der Organisation hinaus freigegeben werden und ab wann das selbstständige Löschen von Teilnehmern für die Organisation deaktiviert wird.

Alle Organisationen können freigeschaltete Termine online einsehen und Teilnehmer selbstständig melden. Das Portal informiert die Organisationen automatisch vor einem Termin, wenn diese Teilnehmer gemeldet haben. Zusätzlich werden die Organisationen automatisch benachrichtigt, wenn kurzfristig Plätze frei werden.

Die Mitarbeiter der Belastungsübung können die Anwesenheit (anwesend, entschuldigt, unentschuldigt) und das Bestehen der Übung im System hinterlegen.

Die Meldung der Teilnehmer der Organisationen erfolgt mit Namen, so dass schon vor Beginn der Übung das System des Leitstands im Atemschutzzentrum mit den Namen der Teilnehmer vorbereitet werden kann.

Ausbildungen & Termine der Mobile Brandübungsanlage sind derzeit nur für interne Planungen ausgelegt. Hier können Teilnehmer der Organisationen durch Mitarbeiter des Atemschutzzentrums eingetragen werden. Zudem ist es möglich die Ausbildungstage zu dokumentieren, sodass am Ende ersichtlich ist, ob die Teilnehmer an allen erforderlichen Tagen anwesend waren und ob sie die Prüfung bestanden haben.

Management von Geräteprüfungen

Das Portal integriert ein Managementsystem für Geräteprüfungen und damit automatische Benachrichtigungen der Mitarbeiter und Organisationen.

Ablauf einer Geräteprüfung im Managementsystem des Portals:
Ein Mitarbeiter oder die Organisation selbst legt eine Geräteprüfung im Portal mit den folgenden Informationen an:

• Freitext für allgemeine Hinweise an den Prüfenden
• Anzahl der angelieferten Lungenautomaten
• Anzahl der angelieferten Vollmasken
• Anzahl der angelieferten Grundgeräte
• Anzahl der angelieferten Druckbehälter
• Anzahl der angelieferten CSA-Schutzanzüge

Für den Fall, dass die Organisation selbst die Geräteprüfung anlegt, werden alle Prüfer über die Anforderung der Organisation per E-Mail informiert.

Sobald eine Geräteprüfung erstellt wurde, erscheint diese in der Übersicht der Prüfer. Diese können eine Prüfung auswählen und mit der Bearbeitung beginnen. Jeder Schritt der Prüfung kann einzeln bestätigt und mit einem Kommentar versehen werden. Nach Abschluss der Geräteprüfung wird der Prozess durch den Prüfer als „abgeschlossen“ markiert und die Organisation automatisch per E-Mail informiert. Die Organisation (oder ersatzweise ein Prüfer) kann die Geräte als abgeholt markiert werden. Sollte die Organisation die Abholung bestätigen, werden wiederum die Prüfer über die Abholung per E-Mail automatisch markiert.
Alle Schritte im Prüfungsprozess werden protokolliert und in einem Verlauf dargestellt.
 

Bereitstellung des aktuellen Zugangscodes für den Abholraum

Die Organisationen können den aktuellen Zugangscode des Abholraums im Portal einsehen.
Dabei muss ein Grund für die Abfrage des Zugangscodes angegeben werden.
Zusätzlich werden die KBMs des Atemschutzzentrums über die Anforderung des Zugangscodes automatisch per E-Mail informiert.